Claves de la Digitalización en las Empresas
La Transformación Digital se presenta como el reto más importante para la competitividad de las empresas en la era tecnológica. Las principales ventajas del paso a los procesos documentales digitalizados son la reducción de costes, el aumento de la velocidad y el incremento de la seguridad.
Se ven favorecidos los procesos de negocio que se realizan de cara al cliente y que dependen en gran medida del papel y del trabajo manual (confirmación de pedidos, facturación, comprobante de entrega, etc.). La digitalización y automatización de estos procesos permite a las organizaciones reducir sus egresos relativos al papel. Aún más importante, pueden aprovechar las oportunidades que la tecnología digital y la automatización aportan para mejorar la gestión de la información y la experiencia del cliente.
Todo proyecto de digitalización, en general, debe contemplar tres aspectos fundamentales:
Los objetivos que se quieren lograr
El ámbito de aplicación
La responsabilidad de las partes involucradas
También deben de tenerse en cuenta tres fases diferentes, pero estrechamente ligadas en tres sí:
Fase archivística: preparación de la digitalización de documentos según las reglas archivísticas.
Fase tecnológica: aplicación de reglas ligadas a la tecnología de la digitalización.
Fase legal: cumplimiento de las prescripciones legales para garantizar el valor de los documentos digitalizados.
En el caso específico de digitalizar documentos con origen en formato papel el proceso tiene que realizar:
Captura con escáner del documento físico.
Indexado de la información extraída del documento.
Almacenamiento del documento y la información para una posterior búsqueda.
Cambios en el Entorno Laboral
Conectividad móvil: La tendencia hacia el uso de dispositivos personales en la empresa (modelo BYOD) va en aumento. Los teléfonos móviles se han convertido en asistentes personales y la forma de trabajar de los usuarios es ahora más flexible y variada. Puede que no trabajen en un entorno centralizado ni tengan siempre acceso a un ordenador de escritorio o portátil conectado en red, por lo que necesitan disponer de flexibilidad para conectarse con sus dispositivos móviles.
La Nube: Los servicios en la nube adquieren cada vez más importancia para las empresas, la conectividad a la nube permite trabajar desde cualquier lugar, en cualquier momento y con cualquier dispositivo con acceso a internet.
Ciberseguridad: La ciberdelincuencia va en aumento y la gestión de unos riesgos de seguridad cada vez mayores es uno de los grandes retos empresariales de hoy en día. Cada uno de los dispositivos conectados a la red representa una posible vulnerabilidad de la seguridad del sistema, y un estudio de Quocirca ha revelado que el 70% de las empresas han experimentado filtraciones de datos en relación con la impresión. A pesar de estos retos y riesgos, la mayoría de las organizaciones toman pocas medidas de seguridad o a veces ninguna.
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